Esempio di lavoro · Documenti dai clienti
Un documento arrivato su WhatsApp, letto e archiviato sotto al cliente.
I clienti mandano di tutto su WhatsApp: la foto di un contratto firmato, un documento, una ricevuta. Restano nella chat del telefono e dopo un mese non si trovano più. Qui il documento entra nella sessione del cliente e diventa cercabile come gli altri atti.
Cosa scrivi
«Archivia questo documento sotto al cliente Bianchi e segnami le scadenze.»
Con la richiesta inoltri nella sessione del cliente il file ricevuto su WhatsApp, foto o PDF. Sei tu a girarlo: dai numeri che non conosci non entra niente da solo.
Cosa succede, passo per passo
- 01 · Inoltri
Il documento entra nella sessione del cliente
Condividi il file nella chat del cliente: da quel momento è un documento di lavoro nella sua cartella, non un allegato perso in una chat personale.
- 02 · Legge
Foto e scansioni diventano testo
Il contenuto viene letto per intero con il servizio di lettura collegato. Se la foto è storta o illeggibile te lo dice, invece di tirare a indovinare.
- 03 · Protegge
I dati personali diventano alias
Nomi, codici fiscali e numeri dei documenti diventano nomi in codice prima di raggiungere il modello. La chiave per rileggerli resta sul server.
- 04 · Scheda
Propone cliente, tipo e scadenze
Assistanto prepara la scheda del documento: cliente, tipo, date e scadenze che ha trovato nel testo. La leggi e la correggi se serve.
- 05 · Archivia
Solo dopo la tua conferma
Confermi e il documento viene archiviato sotto al cliente con la sua scheda: da lì lo ritrovi con una domanda, mesi dopo.
Cosa ricevi
- Il documento archiviato nella sessione del cliente, con la scheda di tipo, date e scadenze.
- Le scadenze trovate nel documento, in elenco.
- Il registro delle sostituzioni: quali dati sono diventati alias.
Limiti e controlli
L’archiviazione parte solo con la tua conferma e solo per i documenti che inoltri tu: WhatsApp resta il canale con cui il cliente te li manda, ma l’ingresso in archivio lo apri tu. I documenti restano nella sessione del cliente, separati da quelli degli altri.